Die Aktienkurse von Google, Microsoft oder Zoom steigen in nie zuvor gekannte Höhen seit Mitarbeiter, bedingt durch COVID-19, zuhause bleiben müssen[1]. Aber Konferenzsoftware ist nicht alles für das erfolgreiche Zusammenwirken über Entfernung hinweg. Beim virtuellen Arbeiten von zuhause kommt es noch viel mehr als im Büro auf Kreativität, Eigenverantwortung und Selbststeuerung an.
Auch fast alle Workshops wurden zur Vermeidung persönlicher Kontakte ersatzlos gestrichen. Dabei ist gerade jetzt der gezielte und gut strukturierte Austausch unter Experten unerlässlich. Dass man in virtueller Form auch mit vielen Teilnehmern zusammenarbeiten kann, hat am Wochenende der WirVsVirus-Hackathon der Bundesregierung gezeigt, bei dem fast 43.000 Teilnehmer an digitalen Projekten zur Bekämpfung der Coronavirus-Krise mitgewirkt haben[2].
Gerade wenn es um komplexe Fragen geht, wenn neue Ideen entwickelt und Lösungen gefunden werden sollen oder wenn sich Teams auf einen gemeinsamen Weg verständigen sollen, sind Workshops das Mittel der Wahl. Kann man also ein schon länger geplantes Off-Site Meeting auch online stattfinden lassen, statt es einfach abzusagen? Die Antwort ist ja — mit gewissen Einschränkungen. Das gemütliche Versacken mit Kollegen abends an der Hotelbar funktioniert natürlich nicht (dafür entfällt aber auch der Kater am nächsten Morgen). Die Formate der Events müssen angepasst werden.
Remote braucht andere Vorbereitung
Ein Online-Workshop bedarf anderer Vorbereitung und der Ablauf muss noch präziser geplant werden als das physische Zusammentreffen mehrerer Personen an einem Ort. Denn es ist nicht so einfach, Menschen aus ihren Home-Offices für Stunden in einem Online-Meeting aufmerksam und bei Laune zu halten. Auch das Improvisieren aus dem Stand — selbst für erfahrene Moderatoren eine Herausforderung — ist im virtuellen Workshop noch viel schwieriger als vor Ort.
Doch mit der richtigen Vorbereitung und unter Zuhilfenahme verfügbarer Web-Plattformen kann man virtuelle Workshops gut durchführen, Strategien im dezentral verteilten Team gemeinsam entwickeln und sogar mehrtägige, internationale Kongresse mit hunderten von Präsentatoren und Tausenden von Teilnehmern gestalten. Die technischen Voraussetzungen für die Workshop-Teilnehmer sind einfach: Auch wenn die Unternehmen noch keine Tools wie Microsoft Teams, Google Hangouts oder Slack nutzen, braucht es nicht mehr, als ein Laptop oder ein Smartphone, um sich von Angesicht zu Angesicht im virtuellen Raum zu treffen.
Im privaten Bereich sind Messenger-Dienste und Chat-Programme fest verankert, um sich mit Familie und Freunden einzeln oder in Gruppen auszutauschen. Bilder, Videos, Dokumente und Sprachnachrichten werden ganz selbstverständlich geteilt und mit Webcam am Computer oder Smartphone ist der Weg frei zum Videochat. Eine aktuelle Übersicht über Videokonferenzsysteme im professionellen Bereich findet sich in der jüngsten Ausgabe der Computerwoche[3].
Interaktive online Formate sinnvoll miteinander kombinieren
Webinare, bei denen eine Präsentation per Bildschirm geteilt wird, kennt heute jeder. Die meisten Videokonferenzlösungen bieten Chats, bei denen sich die Teilnehmer bi- und multilateral austauschen und Fragen stellen können. Mit Whiteboard-Funktionen können die Zuhörer ihre Anmerkungen auch direkt in der gezeigten Präsentation machen. Und mit digitalen Workspaces, etwa von MURAL[4] oder MIRO[5] können viele Beteiligte gemeinsam an einem virtuellen Canvas arbeiten, zeichnen und gestalten. So lassen sich auch Design Thinking-Workshops im virtuellen Raum durchführen.
Tools wie ZOOM[6] erlauben es, die Teilnehmer in parallele Breakout-Räume bei einem Online-Meeting einzuteilen. Für etwa 30 Minuten treffen sich dann kleine Gruppen, zum Beispiel jeweils 4-7 Teilnehmer in einem eigenen Videochat. Sie diskutieren während dieser Zeit eine Frage oder bearbeiten eine konkrete Aufgabe, welche vorab im Plenum vom Moderator gestellt wurde. Aufgrund der kleinen Gruppengröße kommt im Chat jeder zu Wort. Kurz vor Ende der Zeit gibt es ein Signal, damit die Teilnehmer wissen, dass sie gleich zurück ins Plenum geschaltet werden. Wieder im Plenum, fragt der Moderator dann jede Gruppe nach ihrem Ergebnis. Durch diese Report-outs partizipieren alle Teilnehmer auch von dem, was in anderen Chats diskutiert wurde.
Es hat sich bewährt, Videochat und Live-Protokoll miteinander zu kombinieren. Wenn ein Co-Moderator das Diskutierte auf seinem Bildschirm festhält und per Video mit den anderen teilt, sehen alle Teilnehmer, was protokolliert wird. Jeder kann sofort korrigieren und ergänzen. So erzielt man auch im virtuellen Raum ein vergleichbares Commitment für die Ergebnisse wie bei einem physischen Treffen.
Das Follow-up ist wichtig, etwa indem das im Online-Workshop dokumentierte Ergebnis unmittelbar nach dem Event auf einer gemeinsamen Dokumentenablage für alle zur Verfügung gestellt wird. Tools wie etwa Google Drive, Microsoft Teams, Slack oder Trello vereinfachen die virtuelle Zusammenarbeit, sind jedoch für den virtuellen Workshop keine Voraussetzung.
Energielevel gerade auch bei virtuellen Workshops unbedingt hochhalten
Online-Meetings sollten straff moderiert werden, damit die Teilnehmer nicht gedanklich abdriften oder parallel ihre E-Mails checken. Gerade virtuelle Meetings brauchen feste Pausen. Es empfiehlt sich, die Teilnehmer nie länger als 45 Minuten am Bildschirm zu fesseln, denn ansonsten sind sie einfach nicht mehr bei der Sache. Schon eine 3 bis 5-minütige Verschnaufpause hilft, das Energielevel hoch zu halten. Blenden Sie den Bildschirm aus und Musik ein. Ein rückwärts laufender Timer ist ein zusätzliches Plus.
Apropos Pünktlichkeit: Diese ist bei Online-Meetings noch viel wichtiger als bei physischen Zusammenkünften. Bei Treffen in großen Gruppen sollten sich die Teilnehmer bereits zwei Minuten vorher einwählen, damit die Ton- und Bild-Verbindung steht.
Virtuelle Formen der Zusammenarbeit nutzen, um Kultur weiterzuentwickeln
Am Ende zählt beim virtuellen Workshop ebenso wie beim physischen Zusammentreffen immer das Vertrauen zueinander. Denn es geht um Menschen, die miteinander kommunizieren. Nachfragen und regelmäßige Check-ins sind daher online noch wichtiger als vor Ort.
Vielleicht stellen wir irgendwann fest, dass COVID-19 dem New Work zum Durchbruch verholfen hat. Lassen Sie sich also darauf ein und experimentieren Sie mit den digitalen Konferenzmöglichkeiten. Nutzen Sie die Zeit eingeschränkter physischer Kontakte und entwickeln Sie die Kultur in Ihrem Unternehmen hin zu mehr Agilität, Selbständigkeit und Eigenverantwortung.
Für Ihre Fragen bei Planung und Gestaltung Ihres Online-Workshops stehe ich gerne zur Verfügung. Einfach hier online Termin vereinbaren: https://meetme.so/GuentherIllert.
Quellen:
[1] https://www.nasdaq.com/articles/demand-for-microsoft-google-and-zooms-video-conferencing-software-surges-amid-the
[2] https://www.golem.de/news/wirvsvirus-43-000-hackathon-teilnehmer-bringen-slack-ans-limit-2003-147415.html
[3] https://www.computerwoche.de/a/die-wichtigsten-videokonferenz-systeme,3548602